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健康診断・予防接種
社員の健康診断希望日の集計に。総務担当者の取りまとめ工数を大幅に削減します。
全社員分の希望日を聞くストレスから解放
総務担当者にとって、年に一度の健康診断や、季節ごとのインフルエンザ予防接種の調整は頭の痛い業務です。病院の空き枠と社員の希望をマッチングさせるパズルは複雑で、メールやExcelでやり取りすると時間がかかります。チョウセイ君なら、病院の予約枠を「候補日」として登録し、社員に一斉URL送付するだけで、希望が集まります。CSVでダウンロードできるので、病院への提出リスト作成にもそのまま使えます。
チョウセイ君が活躍する理由
- 候補日に病院枠を登録: 「10/1 9:00枠」「10/1 10:00枠」のように細分化可能。
- マトリクス表示で集計簡単: 各時間帯の希望者数が一目で分かります。
- CSVダウンロード: 病院への提出データをExcelで作成できます。
- 登録不要: 派遣社員や業務委託の方にも依頼しやすい。
- コメント欄で個別要望: 「妊娠中なので胃部レントゲン不要」など特別配慮を集められます。
成功させるための具体的なコツ
- 病院との事前調整を完了させる: 候補枠を出す前に病院の受け入れ枠を固めます。
- 第一・第二希望を聞く: 〇は第一希望、△は第二希望と運用ルールを統一。
- 所要時間と持ち物を明示: 健康保険証・受診票などの持ち物リストを共有。
- 未受診者への督促ルール: 期限内に回答がない社員へは個別フォロー。
- 派遣・委託も含めて連絡: 対象範囲をメモ欄で明記。
よくあるトラブルと対処法
- 「希望が集中する」: 抽選ルール（先着順／部署バランス）を事前に明示。
- 「直前のキャンセル」: 病院のキャンセル料発生有無を全員に伝えます。
- 「個別オプション希望」: コメント欄で集めて、個別精算は別途運用。
- 「派遣・委託の扱い」: 対象者リストを最初に明確化します。
メンバーへの依頼文テンプレート
社員向け
今年の健康診断、希望日時アンケートです。下記URLから第一希望に〇、第二希望に△、不可に✕でご回答ください。〇日締切です → [URL]
予防接種向け
インフルエンザ予防接種の希望者アンケートです。社員のみなさま、希望時間帯にご回答ください。費用は会社負担です → [URL]
こんな機能も便利
- CSVダウンロード: 病院への提出書類作成が短時間で完了。
- 履歴機能: 翌年の調整時に過去パターンを参考にできます。
- 登録不要: 全社員に手軽に展開できます。