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歓送迎会
新入社員の歓迎会や、お世話になった方の送別会。主役の都合を最優先しつつ、できるだけ多くの人が参加できる日を選びたい時に。
主役を送り出す・迎える大切な日だから
歓送迎会は、職場のチームワークを深める大切なイベントです。新しいメンバーを迎え入れるあたたかい時間、長くお世話になった先輩や同僚を送り出す感謝の場――どちらも一度きりだからこそ、参加できる人を最大化したいですよね。主役の都合は絶対に外せず、かつ多くの仲間が顔を揃えられる日を見つける必要があるため、通常の飲み会以上に調整が難しい場面です。
チョウセイ君を使えば、主役と参加者全員のスケジュールを一つの画面で把握しながら、ベストな開催日を導き出せます。
チョウセイ君が活躍する理由
歓送迎会は、何より「主役が中心」のイベント。主役を立てつつ、参加メンバーの都合も最大限尊重するための機能が揃っています。
- 2段階調整がしやすい: まず主役だけに候補日を入力してもらい、その後に他のメンバーへURLを展開する流れがスムーズに作れます。
- 主役の回答を強調表示: コメント欄で「★主役希望」と書いてもらえば、誰もが優先度を把握できます。
- 大人数でも一覧化: 30人以上のチームでも、参加可否がマトリクスで一目瞭然。
- 急な異動にも対応: 候補日や主役の予定が変わっても、後から候補日を追加・削除できます。
- コメントで要望ヒアリング: 「お酒が苦手」「20時には帰宅したい」といった主役の声を事前に拾えます。
成功させるための具体的なコツ
- 異動・着任日の前後2週間で日程を切る: 早すぎても遅すぎても感謝・歓迎の気持ちが薄れます。
- 主役の予定を最優先で押さえる: 候補日を出す前に、主役本人に「この週で空いてる日は？」と直接聞いておくと精度が上がります。
- 会場のキャパを意識: 参加人数の見込みが大きく振れる場合、店探しは確定後にした方が無難です。
- サプライズなら主役には別件と伝える: 主役本人に「歓迎会」と伝えずに調整したいなら、イベント名を「定例ランチ」など中立的なものに変更します。
- 記念品やメッセージカードの手配を並行して進める: 日程確定後はバタバタするので、買い物リストは先に作っておきます。
よくあるトラブルと対処法
- 「主役の予定が直前で変わる」: 候補日を多めに用意し、コメント欄に「主役の都合により最終調整します」と一文添えておくと、変更に柔軟に対応できます。
- 「特定の派閥だけ参加してしまう」: 部署横断のイベントでは、各チームの代表に「みんなに声をかけてね」と一言頼むと参加層が広がります。
- 「サプライズがバレる」: イベント名を中立にし、内輪のチャットで詳細を共有するなど、情報の出し分けを徹底します。
- 「予算が読めない」: 概算でいいので「会費5,000円程度」とメモ欄に書いておくと、参加判断がしやすくなります。
メンバーへの依頼文テンプレート
送別会向け
〇〇さんの送別会を企画しています。下記URLから参加可否をご回答ください。〇〇さんへのメッセージはコメント欄にお願いします！ → [URL]
歓迎会向け
新メンバーの〇〇さん歓迎会を開催します。気軽な雰囲気にしたいので、ぜひ多くの方にご参加いただきたいです！ → [URL]
こんな機能も便利
- 履歴機能: 過去の歓送迎会の調整パターンを参考にして、次回もスムーズに進められます。
- ワリカン君連携: 当日の会費精算を、出欠リストからシームレスに引き継げます。
- コメント編集: 主役の希望が変わっても、コメントで柔軟に共有できます。